Esternalizzare la Gestione del Personale: Domande e Risposte con Adam Livermore

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payrollA cura dell’Italian Desk di Dezan Shira & Associates

La gestione del personale significa soprattutto gestire ogni aspetto della remunerazione dei dipendenti ed include il pagamento puntuale dei salari,  il calcolo delle trattenute sul reddito e il versamento dei contributi per la previdenza sociale. Sottopagare per sbaglio un impiegato può, a volte, condizionare la gestione dell’intero staff. Anche se per motivi diversi,  corrispondere lo stipendio ad un dipendente che ha già lasciato l’azienda è allo stesso modo problematico. Non deve sorprendere l’allarmante ricorrenza di queste circostanze e, quelle nelle quali, alcuni dipendenti si trovano coinvolti in truffe.

In un Paese dall’economia e societa’ frenetica e dinamica come la Cina, le norme sulla gestione del personale variano con altrettanta repentinita’. Se i datori di lavoro non seguono assiduamente le novita’ normative e tributarie, può accadere che presto non siano piu’ in conformità con la legge dando vita a conseguenze rilevanti. A seconda della giurisdizione, possono essere imposte gravi sanzioni nel caso i pagamenti della tassa sul reddito individuale siano errati o eseguiti in ritardo o ci siano errori nel versamento del contributo per la previdenza sociale.

Al contempo, la gestione del personale è mansione tediosa, che può distrarre da ciò che è il vero obiettivo della società. Specialmente quando un’impresa sta espandendo rapidamente la sua attività in Cina, incaricare i manager locali della gestione del personale potrebbe non essere il modo ottimale per usare il loro tempo.

La soluzione potrebbe essere l’esternalizzazione del servizio, che permetterebbe di restituire tempo ai manager locali. Affidare la gestione del personale ad un fornitore esterno con esperienza può anche ridurre il rischio di errori e di non osservanza delle norme. Quando la gestione del personale è esternalizzata  il rapporto finale puo’ essere inviato direttamente alla sede, assicurando così riservatezza sulle informazioni sensibili.

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Domanda: Quali sono le informazioni che una società deve fornire per esternalizzare la gestione del personale?

Adam Livermore: Dipende da quali informazioni la società si aspetta di ricevere dal fornitore del servizio. Se si forniscono solo le informazioni essenziali, il fornitore potrà effettuare solo calcoli, come il salario, le ferie e i bonus. Più sono dettagliate le informazioni riguardanti il personale, più sofisticata  potrà essere l’analisi.

D: Un fornitore esterno è in grado di spiegare quanto costerà un’assunzione o un licenziamento? O come tenere traccia delle ferie dei lavoratori?

AL: Sì, uno specialista esterno può fornire tali stime. Un fornitore che si occupa della gestione del personale ed è presente in Paesi diversi può, per esempio, assistere il cliente determinando dove il costo del lavoro e’ più favorevole e fornendo informazioni necessarie per prendere una decisione. Bisogna però aggiungere che questo tipo di costi, come il licenziamento di un dipendente, una maternità o un infortunio sul lavoro, dipendono in buona parte dalla situazione o dal profilo dell’interessato. Alcune considerazioni riguardano inoltre la sfera legale e richiedono competenze specializzate. I fornitori possono configurare una piattaforma che permetta ai clienti di gestire i giorni di ferie che i dipendenti richiedono,  nonostante venga raccomandato di verificare questi dati con un sistema fisico di registro delle presenze, dove possibile.

D: Le aziende devono consegnare di persona la documentazione ogni qualvolta avvengano modifiche nello staff?

AL: Dipende. Per questioni come cambi nell’organico, il fornitore esterno deve aver modo di sapere se vi sono dipendenti che sono in procinto di essere assunti o licenziati. Se si ha un sistema interno che tiene traccia di queste informazioni, dovrebbe essere semplice creare un documento relativo a queste modifiche, il quale può essere successivamente caricato nel sistema di gestione del personale. Spesso il fornitore del servizio può offrire al cliente tale sistema. Lo stesso vale per lo stato dei visti dei dipendenti stranieri. Il cliente deve tenere a portata di mano le date del rinnovo del visto e accordarsi con il fornitore per trovare modo di tenere traccia di queste informazioni. È opportuno designare un responsabile   al’interno dell’organizzazione che registri questi dettagli in una piattaforma informatica, idealmente dopo che essi abbiano superato un processo di approvazione per verificare l’affidabilità delle informazioni.

D: Un fornitore può assistere la società nella conservazione dei documenti o assumersi la responsabilità dell’accesso dello staff ai documenti?

AL: Per i documenti in originale, il metodo ideale è utilizzare una azienda specializzata nella loro conservazione. Il fornitore del servizio di gestione del personale dovrebbe però garantire l’opzione di caricare nel sistema tali documenti e di stabilire impostazioni di accesso e di controllo per gli stessi. Solitamente la sede è interessata ad avere accesso completo, mentre richiede di restringere l’accesso alle informazioni per i dipendenti locali.

 


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