Nove soluzioni per ridurre legalmente il costo del lavoro durante il Covid-19

May 6, 2020 Posted by Italian Desk Reading Time: 8 minutes

Autore: Allan Xu, Ufficio di Shanghai e Hazel Wang, Ufficio di Pechino, Dezan Shira & Associates

In Cina, con la riapertura di molte attività in seguito all’epidemia da coronavirus o COVID-19, molti datori di lavoro, specialmente piccole aziende, sono sotto pressione per la gestione dei costi e dei flussi di cassa.

Per far ripartire l’economia i governi cinesi, centrale e locali, hanno messo a punto una serie di misure.

Fra queste, il Ministero delle Risorse Umane e della Previdenza Sociale (MHRSS) ha emesso una serie di politiche con l’obiettivo di ridurre la pressione del costo del lavoro a carico delle imprese con l’obiettivo la stabilizzazione dei posti di lavoro e dell’occupazione.

Il 7 febbraio 2020, il MHRSS ha emesso un documento rilevante – le Opinioni sulla Stabilizzazione dei Rapporti di Lavoro durante l’Epidemia per Sostenere le Imprese nella Ripresa del Lavoro e della Produzione (Ren She Bu Fa [2020] No.8)(EN). Il documento dichiara:

“(V) Supporto alle imprese in difficoltà nella negoziazione di retribuzioni e benefit. Per le aziende colpite dall’epidemia che ha causato difficoltà gestionali e produttive, si incoraggia la negoziazione con i dipendenti con procedure democratiche per la stabilizzazione dei posti di lavoro, attraverso la rinegoziazione delle retribuzioni, la rotazione delle attività e dei congedi, la contrazione degli orari ed altri mezzi; le aziende temporaneamente impossibilitate al pagamento delle retribuzioni, sono invitate alla negoziazione con i sindacati o i rappresentanti dei lavoratori per il posticipo del pagamento e in aiuto alla riduzione della pressione del fatturato.”

Per molti datori di lavoro, la pubblicazione della legge “Ren She Bu Fa [2020] No.8” ha una portata significativa:

Guida le imprese a risolvere temporaneamente le difficoltà di pagamento degli stipendi;
Fornisce sostegno politico all’impresa per attuare politiche di lavoro flessibili;
Riduce il rischio di fallimento per i datori di lavoro che non riescono a pagare i propri dipendenti;
Aiuta i lavoratori a non perdere il loro posto di lavoro a causa dei pagamenti ritardati o parziali delle remunerazioni da parte del datore di lavoro evitando il pagamento dei compensi economici ai dipendenti;
Aiuta ad evitare che i lavoratori attivino contenziosi presso le autorità amministrative o richiedano l’arbitrato a causa del mancato pagamento delle retribuzioni riferite agli accordi contrattuali, evitando la conseguenza di pene ed ammende inflitte ai datori di lavoro.

Di fronte alla pandemia in corso, come possono i datori di lavoro agire legittimamente per ridurre i costi del lavoro e mantenere l’azienda a galla? Questo articolo offre pratiche soluzioni legali.

1) Utilizzo di ferie annuali, congedi sociali e congedi compensativi

Il Ren She Bu Fa [2020] No.8 ha stabilito che:

“Qualora i dipendenti non riescano a raggiungere in tempo il posto di lavoro o le aziende non possano riprendere la produzione a causa dell’epidemia, le aziende saranno stimolate a comunicare proattivamente con i loro dipendenti e le aziende qualificate potranno provvedere all’organizzazione del lavoro da remoto e completare i propri impegni con metodi di lavoro flessibili via telefono e rete; le aziende che non soddisfino le condizioni di lavoro da remoto negozieranno con i loro dipendenti le priorità rispetto alla fruizione dei vari tipi di ferie annuali o congedi sociali pagati forniti dalle aziende stesse.”

Secondo la legge, le ferie annuali in Cina possono essere di 5, 10 o 15 giorni a seconda dell’anzianità di servizio dei dipendenti. Ma in pratica, per fornire ai dipendenti un trattamento sociale migliore, molte aziende con capitale estero (le Foreign-Invested Enterprises – FIEs) concedono congedi sociali oltre alle ferie annuali. Considerato che anche i congedi pagati fanno parte dei costi fissi del lavoro per le società, la negoziazione con i dipendenti sulla priorità di usufruire di tali congedi annuali pagati o di congedi sociali durante un’epidemia, può aiutare le aziende a ridurre le spese.

Alcune aziende contrattualizzano la fruizione di ferie compensative quando i dipendenti abbiano effettuato lavoro straordinario durante la loro attività. Se l’azienda non ha ripreso l’attività può comunicare con i dipendenti e concordare con loro la fruizione dei congedi compensativi.

A Pechino, inoltre, l’Ufficio Municipale delle Risorse Umane e della Previdenza Sociale consente alle imprese locali di gestire le giornate di riposo del 2020 (ad esempio i fine settimana). Considerato che le giornate di riposo sono già incluse nello stipendio mensile, se le aziende programmano le giornate di riposo in anticipo durante l’epidemia, non dovranno poi pagare compensi extra quando i dipendenti recupereranno l’orario di lavoro. Nonostante questa politica non venga adottata ampiamente in altre province, rimane comunque un grande passo avanti nel voler allentare le politiche occupazionali per i datori di lavoro.

2) Trarre vantaggio dalla struttura salariale

In generale, le aziende sviluppano diverse strutture salariali sulla base delle mansioni lavorative, della natura dell’attività e degli interessi dell’impresa. Alcune aziende pagano uno stipendio fisso mensile mentre altre dividono lo stipendio in diverse componenti come ad esempio stipendio base fisso o salario posticipato e retribuzione o bonus a prestazioni variabili. Durante un’epidemia, le società possono avvalersi della struttura salariale per pagare i dipendenti sulla base delle loro condizioni di lavoro. Ad esempio, per i dipendenti che devono essere isolati e non possono fare rientro al lavoro, le aziende possono pagare lo stipendio fisso, secondo quanto previsto dal contratto di lavoro e da leggi e regolamenti societari. E’ possibile omettere il pagamento dei compensi basati sulla performance. In ogni caso, per evitare situazioni di inapplicabilità, prima di procedere bisogna rivedere con attenzione i regolamenti aziendali interni riguardanti le retribuzioni.

3) Pagamento dello stipendio per le ore lavoro effettive

Attualmente ci sono ancora alcune aziende che non possono riprendere completamente la produzione e l’operatività, o dipendenti che lavorano da remoto, ma che sono meno produttivi. Considerate queste situazioni, le aziende possono stabilire un sistema di telelavoro. In questo modo il datore di lavoro potrà pagare i dipendenti a ore secondo l’effettivo tempo impiegato a svolgere la propria attività.

4) Adeguamento dell’orario di lavoro e adozione dei turni

A causa del grave decremento dei volumi d’affari in alcuni settori, il carico di lavoro di alcune aziende è diminuito. A fronte di questa situazione, l’azienda può decidere di negoziare con i dipendenti la riduzione dell’orario di lavoro– ad esempio riducendo le giornate lavorative da 5 a 3 giorni a settimana – e ridurne lo stipendio di conseguenza. In alternativa l’azienda può adottare la turnazione dei dipendenti che si trovano nella stessa posizione, o in posizioni simili, e ridurre di conseguenza il loro stipendio.

Qualora il sistema di orario standard non possa essere applicato ai dipendenti, per soddisfare le esigenze di occupazione delle imprese, si suggerisce loro di fare riferimento agli uffici locali per le risorse umane e la previdenza sociale per l’adozione di altri sistemi orari di lavoro come il sistema orario completo e il sistema orario variabile.

5) Riduzione dello stipendio

Attualmente molte aziende si trovano a dover “tagliare gli stipendi,” per il 30% riferiti al management e per il 20% riferiti al resto del personale. Con questi tagli salariali l’azienda può mantenere una certa liquidità. Naturalmente le misure devono essere comprese e riconosciute dai dipendenti per evitare che decisioni unilaterali portino a maggiori rischi legali per la società.

6) Sospensione del contratto di lavoro

Al momento le leggi nazionali cinesi non sono estremamente chiare sulla sospensione dei contratti di lavoro, ma secondo il diritto civile locale entrambe le parti possono sospendere temporaneamente un contratto di lavoro per ragioni straordinarie come previste per causa di forza maggiore, o previo accordi. Durante la sospensione del contratto di lavoro, il pagamento della remunerazione e dei benefit sociali può essere negoziato fra le parti. Per evitare controversie, non è comunque consigliata, da parte dell’azienda, la sospensione unilaterale del contratto di lavoro.

7) Condivisione della forza lavoro

Durante l’epidemia, per allentare la pressione dei costi del lavoro, molte aziende hanno creato una nuova forma di assunzione. Le aziende con carenza di manodopera e quelle con un surplus temporaneo di lavoro a causa di operazioni ridotte o sospese, hanno potuto condividere la propria forza lavoro. Per certi versi questa è stata una soluzione win-win che ha aumentato l’efficienza dell’allocazione delle risorse umane. “La condivisione della forza lavoro” non cambia il rapporto di lavoro fra il datore originale e il dipendente. Il datore di lavoro originale deve continuare a proteggere i diritti di base e gli interessi dei dipendenti in distaccamento ed esortare il nuovo datore di lavoro a fornire la necessaria protezione oltre ad un accordo ragionevole riguardante ore di lavoro e mansioni dei dipendenti, per garantire la loro salute fisica e mentale. Le aziende che hanno stabilito questo tipo di collaborazione possono stilare un accordo civile per definire i diritti e i doveri di entrambe le parti.

Il MHRSS ha sottolineato che i datori di lavoro non possono “cedere” i propri dipendenti a scopo di lucro. Né al datore di lavoro originale, nè a quello finale è consentito lo svolgimento di lavoro illegale sotto il nome di “condivisione di forza lavoro” o di indurre i lavoratori a registrarsi come singole attività industriali e commerciali, nel tentativo di evitare le responsabilità derivanti dal rapporto occupazionale. La dichiarazione del MHRSS fornisce anche indicazioni riguardanti la conformità per i nuovi modelli di occupazione in periodi particolari.

8) Sospensione della produzione e dell’operatività

A causa dell’epidemia da COVID-19, i governi centrale e locali della Cina avevano esteso le vacanze per il capodanno lunare e ordinato la chiusura a fabbriche e negozi fino a che l’epidemia fosse stata sotto controllo. D’altra parte, in uno sforzo di stabilizzazione dei rapporti di lavoro durante questo particolare periodo, il MHRSS ha pubblicato il Ren She Bu Fa [2020] No.8 per chiarire il problema del pagamento delle retribuzioni durante la sospensione del lavoro o della produzione e per supportare le aziende nella negoziazione con i dipendenti sul pagamento degli stipendi:

“… l’azienda sarà guidata nelle negoziazioni (con i dipendenti) sulla base dei principali regolamenti dello Stato sul pagamento degli stipendi durante la sospensione del lavoro e della produzione, ed al loro pagamento secondo gli standard previsti dal contratto di lavoro entro un ciclo di pagamenti salariali; qualora un ciclo di pagamenti venisse superato, le spese di sostentamento verranno riconosciute secondo le principali disposizioni in materia.”

Sulla base del Ren She Bu Fa [2020] No.8, abbiamo fatto riferimento alle leggi locali e nazionali sui pagamenti salariali durante la sospensione del lavoro e della produzione, che in realtà condividono molti punti comuni.

Quanto rileviamo è sostanzialmente che, nel primo ciclo di pagamento degli stipendi durante la sospensione, lo stipendio dovrebbe essere corrisposto sulla base dell’accordo fra le parti. Dopo il primo ciclo di pagamenti, se il dipendente lavora, le aziende avranno la possibilità di discutere con il lavoratore una nuova retribuzione. Se non viene svolta alcuna attività, l’indennità di sussistenza sarà corrisposta secondo gli standard di pagamento locali.

9) Differimento del pagamento degli stipendi

Secondo la legge, i datori di lavoro possono prendere in considerazione anche il differimento del pagamento degli stipendi.

Il documento Lao Bu Fa [1994] No.489 ha dichiarato che gli stipendi devono essere pagati almeno una volta al mese. In altre parole, normalmente il periodo massimo di pagamento delle retribuzioni è di un mese. Su questa base, i legislatori locali hanno formulato disposizioni regionali sul ciclo di pagamento dei salari, che indicano regole relative al differimento dei pagamenti. Confrontando le province locali di Pechino, Shanghai, Shenzhen e Jiangsu, abbiamo trovato sia punti comuni che discrepanze.

Punti comuni

Tutte le quattro località hanno rivolto l’attenzione verso le condizioni di lavoro e di capitale delle imprese in difficoltà. Pur mantenendo procedure “democratiche” nei rapporti di lavoro, hanno fornito alle imprese una politica di base ed una guida operativa sull’attuazione dei pagamenti differiti degli stipendi.
Nella maggior parte delle aree, il periodo massimo di proroga è di 30 giorni (1 mese).

Differenze

La seguente tabella indica le differenze di approccio nelle varie regioni.

Le nostre osservazioni

Dezan Shira & Associates comprende e presta supporto professionale per gestire le difficoltà che le aziende straniere si trovano ad affrontare con l’epidemia. Nello sforzo di fornirvi un supporto efficace, ci auguriamo anche che possiate proattivamente prestare attenzione ai seguenti punti:

La “procedura democratica” è una procedura molto apprezzata nei rapporti di lavoro, che non si riflette solamente sulla formulazione di norme e regolamenti interni aziendali, ma anche sull’adeguamento delle misure aziendali riferite direttamente agli interessi vitali dei lavoratori.
I datori di lavoro che non possano indicare la “forza maggiore” possono consultarci per sapere se esistono particolari condizioni che possano ritardare il pagamento degli stipendi.

Nonostante i regolamenti regionali abbiano chiarito che, premesse le difficoltà di produzione e di funzionamento, le imprese possono ritardare il pagamento dei salari, l’individuazione delle difficoltà di produzione e di funzionamento deve ancora essere considerata sulla base degli standard locali e non può essere generalizzata.

Allo stesso modo, nell’identificazione delle “ragioni” per il pagamento ritardato (nel regolamento di Shenzhen sul pagamento degli stipendi ai dipendenti) o del “(grave) impatto sulla liquidità” (nei regolamenti di Suzhou e Shanghai), i datori di lavoro devono tenere conto delle pratiche locali.

Se avete ulteriori richieste sull’applicazione di leggi e regolamenti, procedure legali, strategie di implementazione delle soluzioni sopra esposte, contattateci a italiandesk@dezshira.com

About Us China Briefing is written and produced by Dezan Shira & Associates. The practice assists foreign investors into China and has done since 1992 through offices in Beijing, Tianjin, Dalian, Qingdao, Shanghai, Hangzhou, Ningbo, Suzhou, Guangzhou, Dongguan, Zhongshan, Shenzhen, and Hong Kong. Please contact the firm for assistance in China at china@dezshira.com. We also maintain offices assisting foreign investors in Vietnam, Indonesia, Singapore, The Philippines, Malaysia, and Thailand in addition to our practices in India and Russia and our trade research facilities along the Belt & Road Initiative.