Perché il supporto della tecnologia è essenziale per la contabilità della tua azienda

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2 Marzo 2021 Pubblicato da China Briefing Scritto da Adam Livermore Tempo di lettura: 10 minuti

Utilizzare una soluzione contabile a base tecnologica significa utilizzare la tecnologia dell’informazione per ottimizzare i processi aziendali di base.

Questo obiettivo può essere realizzato con soluzioni software integrate, impostate direttamente dall’azienda tramite un approccio Software as a Service (SaaS) o con altre soluzioni basate sul cloud.

Senza l’uso della tecnologia, nella contabilità delle vostre attuali operazioni in Cina, la vostra organizzazione, per garantire la conformità alla normativa fiscale, dovrà fare riferimento al personale interno dedicato alla contabilità o ad un fornitore di servizi. Si tratta di un’inefficienza che l’azienda non può sostenere a lungo, operativamente o finanziariamente, a seconda della natura della vostra attività locale.

Con i metodi tradizionali, i dati contenuti nei documenti amministrativi possono essere utili nel caso di decisioni importanti da parte della direzione. Se però questi documenti sono prodotti manualmente, il loro contenuto sarà inevitabilmente limitato nei dettagli, in ritardo per quel che riguarda la consegna, e probabilmente conservato in un modo che impedisce qualsiasi utilizzo sistematico delle informazioni. In questo senso il lavoro svolto è meno utile, ed i documenti rappresentano principalmente una duplicazione di lavoro – che può essere svolto più efficacemente e senza grandi interventi da parte del personale.

È importante sapere che l’utilizzo della tecnologia in ambito finanziario e contabile non rappresenta ad oggi uno strumento costoso. Esistono piattaforme flessibili, che spesso i fornitori di servizi contabili forniscono alle piccole imprese gratuitamente o con piccole spese iniziali. E’ ampiamente riconosciuto che nelle giurisdizioni asiatiche più piccole orientate ai servizi, come Hong Kong e Singapore, la tecnologia sia ampiamente sfruttata dai professionisti contabili per automatizzare vari aspetti del lavoro. Quel che è meno noto, è la portata di un simile sviluppo in Cina, e come le piccole e medie imprese possano sfruttare la tecnologia per ottimizzare le loro operazioni nel modo più semplice possibile.

Ciò è importante perché, oggi più di sempre, è necessario maggiore lavoro per garantire la correttezza dei conti dell’azienda, il che signifia più lavoro amministrativo manuale, con un maggiore dispendio di tempo e risorse umane e finanziarie. Fortunatamente le soluzioni tecnologiche hanno rapidamente reso le operazioni amministrative manuali sempre meno necessarie.

Ad esempio, l’aumento dell’utilizzo di e-fapiaos (fatture elettroniche) sta eleminando una gran parte del carico di lavoro legato all’emissione e alla ricezione di documenti cartacei. Nei prossimi anni, ci possiamo aspettare che molte più aziende saranno in grado di lavorare in un ambiente contabile ‘paperless’.

Nel corso di questa trasformazione, le aziende che non hanno iniziato ad adottare soluzioni tecnologiche nei loro procedimenti contabili si troveranno in grave svantaggio per due importanti aspetti, entrambi collegati direttamente alla velocità:

  • Velocità nello svolgimento del lavoro. I vostri clienti, ed anche i vostri dipendenti, si aspetteranno di più in termini di efficienza nell’elaborazione delle pratiche amministrative.
  • Velocità nelle segnalazioni alla direzione e qualità del dettaglio disponibile.

Velocità nello svolgimento del lavoro

Per illustrare il primo punto, prendiamo in considerazione il tempo impiegato dai vostri dipendenti per organizzare la documentazione per effettuatre i solleciti mensili di pagamento. Per molti impiegati, specialmente quelli che lavorano molto, tale procedimento può richiedere fino a due ore di lavoro. Questo comprende l’organizzazione e la stampa di tutta la documentazione; l’inserimento manuale delle cifre, riga per riga, su un foglio Excel; l’assegnazione di ogni costo al progetto giusto e, infine, il controllo generale e la presentazione fisica del documento completo o, più probabilmente, la scansione del documento e l’invio tramite e-mail al supervisore. È un processo complicato e con molti passaggi, e alcuni collaboratori sanno che il loro supervisore difficilmente svolgerà una procedura altrettanto complicata per controllare ogni spesa, e perciò tenderà a risparmiare tempo omettendo talvolta di inserire informazioni significative nelle note spese.

Dal punto di vista del supervisore, e di tutti gli operatori interessati a queste informazioni, come contabili e revisori interni, anche solo guardare questi documenti cartacei rappresenta una perdita di tempo. L’identificazione di possibili problematiche è difficile perché si trovano sommerse in un mare di dati non ordinatamente strutturati. Il “processo di controllo interno” avviene così molte volte in maniera poco efficace.

Ciò contrasta con una metodologia in cui i documenti e le relative informazioni chiave possono essere rilevati automaticamente dai dipendenti dell’azineda attraverso i loro telefoni cellulari. Tali informazioni vengono direttamente ed automaticamente trasferite su una riga della nota spese in forma digitale, in un formato tale da consentire all’addetto di integrare facilmente la spesa con una nota esplicativa. E’ possibile attribuire facilmente ogni spesa ad un progetto attraverso un menu a tendina all’interno della app. Non sono richiesti calcoli manuali quindi non è necessario il controllo delle operazioni da parte del supervisore o del contabile. La presentazione può essere fatta con un click all’interno della app.

Il supervisore può controllare ed approvare (o, più importante) rifiutare la spesa, immediatamente. La piena disponibilità delle informazioni anche per altri soggetti, come i revisori, consente loro di svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente.

Velocità nelle segnalazioni alla direzione

Per quanto riguarda la tempistica nel riferire alla direzione, secondo un modello di contabilità tradizionale, una scadenza accettabile è normalmente quella che prevede la presentazione dei dati riguardanti le entrate mensili nei primi giorni del mese successivo, con la serie standard dei rapporti contabili di consolidamento presentata circa una settimana più tardi.

I giorni che passano prima della presentazione dei rapporti contabili nel formato corretto potrebbero non sembrare molti, ma ogni giorno, per l’azienda, rappresenta un limite. In quel periodo c’è un limite che riguarda il numero di informazioni raccolte manualmente. Un altro limite è rappresentato dall’accuratezza delle informazioni registrate, dovuto agli inevitabili errori umani. E, come naturale conseguenza di questi due, l’ultimo limite riguarda la ridotta capacità di presentare i report alla direzione a causa del volume e della qualità limitata dei dati raccolti manualmente, con il metodo tradizionale. Infine, la inferiore quantità e qualità dei resoconti forniti alla direzione limitano la capacità di quest’ultima di prendere decisioni aziendali agili e precise.

Di seguito analizziamo come il resoconto dei dati e la riconciliazione dei conti possano essere possibili con un minimo intervento umano, pur mantenendo precisione ed efficienza, il che metterà in luce la differenza tra i metodi contabili tradizionali e l’uso di software tecnologici.

Riconciliazione dei conti bancari

Per le imprese che effettuano grandi volumi di transazioni in Cina, l’aggiornamento delle informazioni contenute nei report risulta di grande importanza. Per averle è richiesta la semplice integrazione fra la banca ed il sistema contabile aziendale che viene poi integrato con la funzione di reporting. Nella Cina continentale questo processo non è semplice come in Hong Kong o Singapore. Questo perché in Cina le banche rendono difficile l’estrazione dei dati dai loro sistemi. Questa situazione comunque sta cambiando. Il team IT di Dezan Shira & Associates, già dal 2014, è stato coinvolto in numerose progettazioni di soluzioni di integrazione con il sistema bancario per clienti multinazionali e medie imprese straniere.

Le aziende con volumi di transazioni più contenuti possono non ricorrere ad un sistema integrato, impostando invece un processo di riconciliazione mensile automatizzato. I resoconti bancari scaricati in formato Excel possono essere automaticamente importati nel sistema contabile. Sulla base di una logica predeterminata nel sistema contabile, il 90% del lavoro di riconciliazione più essere effettuato immediatamente. Una piccola parte del lavoro manuale potrebbe essere necessario per riattribuire una ricevuta/pagamento ad una particolare categoria, o per integrare alcune informazioni riguardanti un nuovo fornitore/cliente. Una volta caricati e lavorati i dati, il software di contabilità fornirà automaticamente le informazioni relative al saldo del conto sul report dedicato.

Elenco dei conti passivi

Informazioni utili come l’ammontare del debito verso ogni fornitore e il piano di esigibilità dei crediti per ogni transazione in sospeso, possono essere visualizzate attraverso una ricerca sull’elenco dei conti passivi.

Queste stesse informazioni vengono fornite attraverso un modulo specifico del software di contabilità che a sua volta viene riempito automaticamente dall’applicazione di gestione delle spese (di cui parleremo più approfonditamente nel prossimo articolo). Come già detto, utilizzando questo software, la riconciliazione dei pagamenti avverrà automaticamente attraverso gli estratti conti bancari caricati. Pertanto, le informazioni sui conti passivi si riflettono continuamente ed automaticamente nelle nuove registrazioni acquisite da strumenti del software come le app di gestione delle spese. Questo significa che i pagamenti riconciliati vengono automaticamente eliminati dalla lista.

Elenco beni immobili

Oltre alle problematiche contabili, la direzione necessita che vengano registrati anche i beni immobili posseduti dalla società. Durante le revisioni emergono importanti quesiti come: Che informazioni possiede l’azienda sui propri immobili? Quanto si sono svalutati? Qual è la natura di questi immobili? Tutte queste informazioni possono essere estratte direttamente dal modulo Immobili del software di contabilità e caricate sull’elenco dei beni immobili.

E’ conveniente?

Leggendo questo articolo, immaginiamo che i molti stiate pensando che una soluzione tecnologica sarebbe davvero utile, ma anche proibitiva dal punto di vista economico, e difficile da mettere in pratica, specialmente in Cina. In realtà, non è affatto così.

Naturalmente, se la vostra società vuole implementare un proprio software di contabilità con l’infrastruttura IT di base creata da zero, le difficoltà e l’investimento in tempo e denaro sarà senz’altro maggiore.

Sta diventando però sempre più facile beneficiare di un sisterma di contabilità elettronica senza dover passare attraverso procedimenti così difficili. Per le aziende che utilizzano un fornitore di servizi contabili e non hanno esigenze complesse in termini di lavorazione o reportistica, esistono soluzioni diverse. Ad esempio, Dezan Shira & Associates offre ai suoi clienti il modello descritto in questo articolo come parte del valore aggiunto del suo servizio standard di contabilità in Cina. Tutti i benefici di una contabilità elettronica sono compresi e senza costi aggiuntivi. La maggior parte dei clienti non deve comprare licenze per l’implementazione della contabilità elettronica perché le informazioni sui report che forniamo loro in tempo reale via SharePoint Online sono già adeguate ai loro sistemi. In poche ore, un sistema di contabilità efficiente ed automatizzato può essere senz’altro implementato.

Caso studio 1

Una società commerciale europea (Società A) ha avviato l’attività in Cina. Ogni mese gestiva diverse centinaia di transazioni, principalmente relative a vendite verso i propri clienti. La Società A si aspettava un certo sviluppo nel futuro. La sede centrale dell’azienda stava utilizzando il proprio software aziendale (ERP) globale e voleva che i suoi dipendenti cinesi producessero ordini di acquisto e di vendita attraverso il sistema centralizzato.

Problemi

Per la società, la configurazione in Cina del software centrale, per soddisfare i particolari requisiti contabili e fiscali, sarebbe stato un progetto costoso e complesso. Allo stesso tempo, la società si è accorta che non trovare una soluzione diversa avrebbe limitato le possibilità di crescita dell’entità cinese ed avrebbe causato problemi di compliance alla normativa fiscale.

Soluzione

Le informazioni inserite dall’azienda A nel modulo relativo alla catena di approvvigionamento del suo sistema globale sono state esportate automaticamente ogni mese dal team IT e consegnate a Dezan Shira. Dezan Shira, nell’ambito del suo software contabile, ha configurato un modulo Catena di Approvvigionamento per la Società A. Questo modulo è stato progettato specificatamente per integrarsi direttamente con il sistema della casa madre attraverso l’importazione dei dati. Ogni mese i dati importati nel modulo vengono lavorati secondo la normativa fiscale e contabile cinese e quindi riportati accuratamente nei moduli finanziari del software contabile. Il calcolo del costo dei prodotti venduti (COGS) è di particolare importanza, così come il trattamento dell’IVA.

Tutti i report di carattere obbligatorio in Cina vengono generati dal software contabile di Dezan Shira e successivamente presentati alle autorità competenti. Anche i report per l’azienda madre vengono generati dal software contabile per il seguente caricamento/consolidamento nel sistema della Società A. Alcuni di questi report vengono generati, come richiesto, secondo i Principi Finanziari Standard Internazionali (IFRS).

Un’applicazione di gestione localizzata delle spese svolge il pesante lavoro di acquisizione di tutte le informazioni necessarie per la gestione del processo di controllo interno della Società A riguardante le spese quotidiane e le approvazioni in Cina. Similmente ai dati del modulo relativo alla catena di approvvigionamento, le informazioni pertinenti vengono caricate automaticamente dall’applicazione di gestione delle spese nei moduli di contabilità generale e di contabilità debitoria del software.

Per poter fornire al revisore contabile della Società A una maggiore flessibilità di analisi di tutte le informazioni contabili all’interno del sistema di Dezan Shira, la Società A ha affittato una licenza che permette al revisore di accedere a tutti i dettagli di interesse, acquisiti dal software di contabilità, che possono essere utilizzati per creare report personalizzati utilizzando un potente strumento di reporting gestionale. Il costo della licenza viene addebitato mensilmente, eliminando qualsiasi spesa iniziale anticipata.

In questo modo, la Società A ha potuto raggiungere tutti i suoi obiettivi ad un costo iniziale di sole poche migliaia di dollari. Questo rappresenta una piccola parte di ciò che sarebbe stato necessario per configurare completamente un proprio software valido altrettanto efficacemente in Cina.

Sfruttare una preesistente soluzione SaaS ed apportare piccole modifiche alla sua configurazione, ove necessario, non solo è meno rischioso e molto più economico, ma i tempi di implementazione sono notevolmente più brevi. Questa soluzione è stata messa in atto in tre settimane dalla decisione della sua implementazione.

Caso di studio 2

Una società indiana (Società B) che vende l’accesso alla sua app business to business (B2B) ai propri clienti in Cina, desiderava gestire in modo efficace le proprie spese, emettere le fatture ufficiali (fapiaos) ai suoi clienti locali, svolgere le procedure contabili obbligatorie ed essere in grado di visualizzare chiaramente tutti gli indicatori rilevanti per la performance aziendale.

Problemi

La Società B era effettivamente lo sviluppatore di un’app start-up, e non possedeva un sistema tecnologico di contabilità presso la sede centrale, né disponeva di tempo e risorse per sviluppare tale sistema per la propria succursale in Cina. La Società B cercava una soluzione efficiente di SaaS da mettere in opera entro un mese in quanto l’attività in Cina era già ben avviata e ci si aspettava un considerevole sviluppo per il futuro prossimo.

Soluzione

La Società B ha beneficiato del software contabile tecnologico di Dezan Shira come fulcro centrale di tutte le informazioni che dovevano essere elaborate, sia a fini statutari che di reporting gestionale.

E’ stata selezionata una app di gestione localizzata delle spese per acquisire efficacemente tutte le informazioni sui costi e consentire alla direzione della sede centrale in India il controllo necessario per l’approvazione anticipata dei pagamenti, sulla base di informazioni fornite attraverso la app. Le informazioni pertinenti salvate sulla app venivano caricate nel software di contabilità di Dezan Shira e diventavano i dati sulla base dei quali produrre automaticamente le transazioni di spesa mensile.

Per quanto riguarda le vendite, si è provveduto all’emissione delle fapiao salvando le informazioni dei clienti sul modulo AR del software di contabilità di Dezan Shira e collegandole al China’s Golden Tax System (GTS). Come richiesto, i dati relativi alle vendite sono stati inviati al sistema GTS nel formato richiesto e quindi, all’interno della stessa piattaforma GTS, è stata effettuata una semplice istruzione per riconoscere l’IVA sulla vendita. Una volta completata questa operazione, le fapiao potevano essere stampate utilizzando la stampante fapiao dedicata (la Società B non utilizza ancora la metodologia di fatturazione elettronica). Dopo l’assegnazione del numero di fapiao da parte del sistema GTS, il software di contabilità ne riporta automaticamente il numero nel modulo AR.

Tutto il lavoro di contabilità e reportistica è stato svolto nell’ambito del software di contabilità con l’80% del lavoro effettuato automaticamente. I dati chiave all’interno del software di contabilità sono stati acquisiti quasi in tempo reale e riportati in una sezione dello Sharepoint Online del sito di Dezan Shira dedicato alla Società B. Il personale dedicato della Società B poteva entrare in questo sito per vedere i grafici e le metriche aggiornate relative all’entità cinese ed interagire, in quello spazio, con il nostro team, invece di fare riferimento a rapporti mensili e scambi di e-mail.

La Società B, in India, registrava manualmente anche le transazioni nel suo software di contabilità gestionale. Dezan Shira ha lavorato con la società B per completare una mappatura della struttura dei conti, e successivamente ha prodotto un report che poteva essere utilizzato direttamente, da caricare nel software indiano.

In questo modo la società, non solo ha potuto raggiungere immediatamente i propri obiettivi in un periodo di tempo molto breve e senza alcun investimento, ma può contare sul fatto che avrebbe potuto conseguire uno sviluppo futuro delle sue operazioni senza scontrarsi con i limiti di velocità imposti dal lento lavoro di elaborazione manuale.

Trovare un fornitore di servizi qualificato

I fornitori di servizi in grado di erogare questo tipo di soluzioni tecnologiche dovrebbero, naturalmente, essere autonomi tecnologicamente ed avere uno staff interno di esperti disponibili a trovare le soluzioni adatte per i loro clienti in breve tempo. Idealmente, dovrebbero avere una forte esperienza nell’erogazione di servizi ad aziende con stadi di sviluppo simili. Non dovrebbero essere in grado di fornire solo la soluzione, ma anche di formare lo staff per utilizzarla al meglio. E, ciò che è fondamentale, il fornitore di servizi deve dimostrare che il coordinatore dell’account aziendale è in grado di lavorare a stretto contatto con il personale interno e gli esperti tecnologici in modo costante, per poter migliorare continuamente.

(Questo articolo è stato pubblicato originariamente nella rivista, Optimizing Your China Accounting and HR Processing with Cloud Technology, elaborata da Asia Briefing.)

China Briefing è prodotta da Dezan Shira & Associates. Con uffici in Cina, Hong Kong, Vietnam, India, Indonesia, Singapore, Germania, Italia, Stati Uniti e Russia, Dezan Shira supporta gli investitori stranieri in Asia da tre decenni.

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