FAQs circa la gestione del personale durante l’epidemia causata dal coronavirus:

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1. Se un dipendente è infetto dal coronavirus, la società ha il diritto di interrompere il rapporto di lavoro con il dipendente?

Ai sensi dell’articolo 42 della legge PRC Labor Contract Law, “In una delle seguenti circostanze, il datore di lavoro non deve recedere da un contratto di lavoro ai sensi delle disposizioni degli articoli 40 e 41…durante il periodo di trattamento medico del dipendente affetto da malattia o lesioni non correlate al lavoro. ”

L’articolo 40 chiarisce le circostanze in cui la società è in grado di licenziare il dipendente che non commette una violazione delle norme e delle politiche societarie interne. L’articolo 41 stabilisce i dettagli relativi al trattamento. Pertanto, se il dipendente è infetto dal coronavirus e si trova a casa o in ospedale, risulta per legge sottoposto a cure mediche e la società non è in grado di interrompere il rapporto di lavoro con questo dipendente

2. Se il contratto di lavoro con il dipendente è giunto a termine durante il periodo di trattamento medico o la quarantena, come si deve gestire il rapporto di lavoro?

Ai sensi dell’articolo 45 della legge, “qualora un contratto di lavoro sia scaduto in una delle circostanze previste dall’articolo 42, il contratto di lavoro è prorogato e risolto in caso di estinzione delle circostanze corrispondenti”. Ciò significa che il contratto di lavoro tra il datore di lavoro e il dipendente deve essere esteso automaticamente fino al termine del trattamento medico o della quarantena.

Il Ministero delle risorse umane e della sicurezza sociale della PRC (Ministry of Human Resources and Social Security) ha emesso una notice il 24 gennaio 2020 per sottolineare che “per i pazienti infetti da polmonite da coronavirus, sospetti pazienti e coloro che sono stati a stretto contatto durante il periodo di quarantena o osservazione medica e i dipendenti che sono incapaci di fornire prestazioni lavorative normali alle societa` a causa delle misure di isolamento e delle misure di emergenza adottate dal Governo, i datori di lavoro sono tenuti a pagare una retribuzione durante il periodo sopra indicato e non e` possibile risolvere il contratto di lavoro sulla base dell’articolo 40 e dell’articolo 41 della Legge”.

Durante questo periodo, se il contratto di lavoro scade deve essere esteso fino alla scadenza del periodo di trattamento medico, alla scadenza del periodo di osservazione medica, alla scadenza della quarantena o alla cessazione delle misure di emergenza adottate dal governo.

3. Quali sono gli obblighi dei dipendenti durante il periodo di trattamento medico / periodo di osservazione / periodo di quarantena?

Se il dipendente e` in possesso di un certificato medico rilasciato da istituzione qualificata nelle circostanze sopra menzionate, il dipendente deve inviare il certificato medico alla società. Se il dipendente non è in possesso del certificato medico, deve informare tempestivamente la società della propria situazione.

In caso di necessita` di chiarimenti o informazioni lacunose da parte del dipendente, si consiglia di insistere con la richiesta del certificato medico o delle cuase che ne rendono impossibile l’ottenimento,  prima di iniziare qualsiasi procedimento disciplinare.

4. A causa dell’epidemia causata dal coronavirus, la società ha sospeso le proprie attivita` commerciali. Come può l’azienda pagare gli stipendi e così via ai dipendenti in queste circostanze?

Ai sensi dell’articolo 12 delle Measures for the Payment of Wages by Enterprises in Shanghai Municipality (Revision 2016), ossia le misure per il pagamento dei salari da parte delle imprese nel Comune di Shanghai: “quando una societa` sospende gli affari o le operazioni durante un ciclo di pagamento degli stipendi, deve corrispondere il salario ai propri lavoratori ai sensi dell’accordo. Laddove la sospensione dei pagamenti superi un ciclo di pagamento salariale, la societa` puo` pagare gli stipendi ai propri lavoratori in base al nuovo accordo tra le due parti in conformità con il lavoro reso dai lavoratori. Tuttavia, gli stipendi non devono essere inferiori allo standard salariale minimo stabilito dal Comune“.

Alcune altre città seguono le medesime indicazioni legislative della municipalita`  di Shanghai per pagare i salari ai dipendenti durante il periodo di sospensione dell’attività, come ad esempio Xiamen. In altre province, come Jiangsu e Guangdong, la stessa regola è applicabile laddove la sospensione avvenga all’interno di un solo ciclo di pagamento dei salari. Tuttavia, se la sospensione supera un ciclo di pagamento salariale e la società non è in grado di organizzare il lavoro dei dipendenti o i dipendenti non sono in grado di fornire lavoro regolare alla società, e` possible pagare unicamente le spese di sostentamento ai dipendenti, che non devono essere inferiori all’80% del salario minimo standard.

Quindi, tali regole possono variare a seconda della citta`. I consulenti per la Cina dovrebbero essere in grado di fornire assistenza in merito a tali questioni, per ogni chiarimento contattaci all’indirizzo HR@dezshira.com

5. Se un dipendente si e` recato di recente a Wuhan o in altre città della provincia dell’Hubei, è possibile chiedere al dipendente di rimanere in isolamente a casa per diversi giorni prima di riprendere il lavoro? Come farlo nel rispetto della legge?

Secondo la Law of the People’s Republic of China on Prevention and Treatment of Infectious Diseases (Revision 2013), ossia la legge della Repubblica popolare cinese sulla prevenzione e il trattamento delle malattie infettive, le malattie infettive disciplinate da questa legge sono suddivise nelle classi A, B e C.

Sulla base dell’ultimo annuncio pubblicato dalla National Health Commission della PRC, la nuova polmonite da coronavirus è stata trattata come una malattia infettiva di classe B, ma devono comunque essere adottate le misure per la classe A. E` quindi necessario che le persone contagiate, i portatori di agenti patogeni o i pazienti sospetti vengano tenuti sotto osservazione medica in specifici  luoghi designati ove si adottano tutte le altre misure preventive necessarie.

Sebbene non vi siano regole specifiche per stabilire se il datore di lavoro sia in grado di richiedere ai dipendenti di rimanere in isolamento a casa per un determinato periodo prima di riprendere il lavoro, si raccomanda alle societa` di adottare le misure necessarie per prevenire la diffusione dell’epidemia.
Le aziende possono seguire le raccomandazioni che seguono per chiedere ai dipendenti di isolarsi per un determinato periodo a casa prima di riprendere il lavoro:

  1. Delineare le mansioni lavorative dei dipendenti che deveno restare a casa in isolamento e quindi lavorare da remoto
  2. Raccomandiamo inoltre di chiarire con i dipendenti in questione tutti gli aspetti relativi al periodo di isolamento, salario, spese di sostentamento ecc..;
  3. Se non e` possibile raggiungere uno specifico accordo tra il dipendente e la societa`, il datore di lavoro ha comunque diritto – sulla base della ratio delle norme sopracitate – di chiedere al dipendente di lavorare da casa. Dovra` essergli comunque corrisposto regolare stipendio, come se la prestazione lavorativa regolare fosse garantita; e
  4. Se il dipendente si rifiuta di lavorare in isolamento da casa, la societa` puo` segnalare il suo comportamento alle competenti autorita` amministrative per richiedere che vengano adottate misure per l’isolamento coatto.

6. Se i dipendenti rifiutano di collaborare con la societa` durante il periodo di ferie o isolamento prolungato, che cosa dovrebbe fare il datore di lavoro?

Nel caso in cui i dipendenti si rifiutino di collaborare con la societa`, ad esempio nel fornire supporto ai clienti, non è consigliabile prevedere una sanzione disciplinare immediata in quanto ciò può condurre a discussioni. Si tenga presente che questo tipo di situazioni possono essere disciplinate preventivamente, perche` ogni società in Cina ha autonomia di definire il proprio sistema di revisione delle prestazioni. Il sistema di revisione delle prestazioni dovrebbe quindi essere previsto e implementato dal dipartimento Risorse umane in base alla natura del business e alla posizione del lavoratore. La revisione delle prestazione lavorative puo` essere condotte mensilmente, trimestralmente e / o annualmente.

Normalmente, la previsione della revisione delle prestazioni e le relative clausole devono essere incluse nel contratto di lavoro, nel manuale/statuto dei dipendenti o nella normativa specifica all’interno dell’azienda. Nel caso in cui i dipendenti abbiano rifiutato di collaborare con la società durante il periodo sopra menzionato, la società dovrà discutere con i dipendenti della specifica situazione. Se entrambe le parti non sono in grado di raggiungere un accordo amichevole, le prestazioni dei dipendenti possono essere riviste in base alle regole e alle politiche interne delle società.

Avere un sistema di valutazione delle prestazioni dovrebbe essere parte integrante di qualsiasi politica delle risorse umane delle società e queste regole di valutazione dovrebbero essere contenute nel manuale per i dipendenti dell’azienda (il famoso Staff Handbook).

7. Da quando il Governo centrale ha annunciato l’estensione delle vacanze pubbliche per il Capodanno Cinese, e anche i governi municipali locali hanno emesso notifiche per determinare la nuova data di ripresa del lavoro posticipata, se il dipendente ha già richiesto le ferie annuali durante quello che ora è un periodo prolungato, come vengono classificati dal datore di lavoro questi giorni di assenza?

Riteniamo che – alla luce del fatto che l’emergenza del cornonavirus e` del tutto inaspettata – se il dipendente avesse già fatto domanda per le ferie annuali prima dell’annuncio dell’estensione delle vacanze, si consiglia di affrontare questa situazione in base alla regola piu` favorevole per il dipendente.

A Shanghai, poiché la vacanza prolungata deve essere considerata come un giorno di riposo settimanale, è preferibile consentire al dipendente di ritirare la domanda di ferie annuali e godere della vacanza prolungata in seguito all’annuncio del governo municipale locale. Mentre a Pechino, poiché il governo municipale locale incoraggia i dipendenti a prendere le ferie annuali durante questo periodo di festivita`, non è necessario consentire al dipendente di ritirare la domanda di ferie annuali durante il prolungamento delle vacenze ufficiali. La situazione locale può variare, e` sempre consigliabile verificare le singole misure provinciali e municipali.

8.Se la mia societa` ha sede legale a Shanghai e ha filiali in altre città, quale politica sarà applicabile ai dipendenti locali?

Se la società ha dipendenti basati in diverse città, i dipendenti locali devono seguire le politiche locali che si applicano sul luogo di lavoro relative a vacanze prolungate, tempo di ripresa del lavoro, retribuzione, ecc.

9. Se la società deve riprendere le attivita` prima della data ufficiale indicata dal Governo Cinese, come procede per ottenere l’approvazione?

Sulla base dell’annuncio pubblicato dal Governo municipale di Shanghai il 28 gennaio, sarà istituito un sistema speciale di approvazione per la ripresa dei lavori anticipati a Shanghai. Se è necessario riprendere l’attività prima del 10 febbraio per motivi specifici, la società deve fornire supporto documentale pertinente, tra cui informazioni sulle registrazioni dei dipendenti stranieri, un piano di risposta alle epidemie, una dichiarazione dove si dica che non e` in corso alcuna epidemia sul luogo di lavoro. Tali documenti dovranno essere forniti al quartier generale di prevenzione dell’epidemia e controllo della città ed anche agli uffici pertinenti per lo specifico parco industriale o distretto amministrativo.

Una volta rilasciata l’approvazione, la società può riprendere le operazioni. L’approvazione deve essere presentata alla sede centrale per la prevenzione e il controllo delle epidemie per la registrazione. In caso di non conformità, la società deve essere immediatamente incaricata di interrompere la produzione e deve essere ritenuta responsabile ai sensi delle leggi e dei regolamenti locali.

Nuovo calendario per le festivita` e vacanze ufficiali:

– 24 province e città in Cina hanno annunciato un’ulteriore estensione dell’attuale festività del capodanno lunare. Queste sono: Anhui, Chongqing, Fujian, Guangdong, Guangxi, Guizhou, Hebei, Heilongjiang, Henan, Hunan, Mongolia interna, Jiangsu, Jiangxi, Jilin, Liaoning, Ningxia, Shaanxi, Shandong, Shanghai, Shanxi, Suzhou, Xi’an, Yunnan e Zhejiang;  le attivita` ricominceranno il 10 febbraio.

– La provincia di Hubei, dove si trova Wuhan che è il centro dell’epidemia di Coronavirus, ha dichiarato che il periodo di vacanza durerà almeno fino al 14 febbraio.

– Pechino ha stabilito che le aziende dovrebbero consentire ai dipendenti di lavorare da casa fino al 9 febbraio, mentre Tianjin ha invitato le aziende a non riprendere le attività fino a nuovo avviso.

Per qualsiasi domanda o approfondimento vi invitiamo a scriverci a: italiandesk@dezshira.com.