Cina: la gestione del personale durante l’epidemia causata dal coronavirus

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Questo articolo mira a chiarire i dubbi circa la ripresa delle attivita` lavorative in Cina e la gestione dei giorni di ferie dei dipendenti alla luce delle misure adottate recentemente dal Governo cinese per contenere la diffusione dell’epidemia causata dal coronavirus limitando il piu` possibile le attivita` pubbliche e commerciali.

Il Consiglio di Stato cinese ha annunciato la proroga delle festività per il Capodanno cinese 2020 al 2 febbraio 2020. Ogni città o provincia ha dato seguito alla direttiva attraverso regole di attuazione dettagliate per ogni specifica regione. A fondo articolo viene altresi` riportato il calendario ufficiale delle vancaze pubbliche adottato da ogni regione o provincia.

Shanghai, Jiangsu, Zhejiang, Guangdong e altre città/province hanno formalmente richiesto alle societa` presenti sul territorio (eccetto quelle organizzazioni coinvolte nella fornitura dei servizi minimi garantiti per i residenti e quelle coinvolte nella lotta contro la diffusione del virus) di non riprendere a lavorare prima del 10 febbraio.

Questa è la seconda volta in cui il governo centrale cinese ha prolungato un periodo di ferie pubblico (la prima volta e` avvenuto in occasione della celebrazione del settantesimo anniversario della fine della Seconda Guerra Mondiale nel 2015). La situazione attuale è una misura di reazione volta alla prevenzione della diffusione del coronavirus.

Tuttavia, molti professionisti del settore delle risorse umane in Cina si trovano ad affrontare questioni legali delicate circa la gestione dei dipendenti causate dall’estensione delle vacanze ufficiali.

Ci si chiede, ad esempio: i giorni di stop prolungati devono essere trattati come giorni festivi o come giorni di riposo previsti dalla legge, oppure devono essere detratti dalle ferie annuali? Ancora,  successivamente andranno disposti giorni lavorativi nei fine settimana? Le aziende possono organizzarsi richiedendo  ai dipendenti di lavorare da casa prima di riprendere il lavoro in ufficio? I pagamenti per gli straordinari dovrebbero essere effettuati se le imprese chiedessero ai dipendenti di lavorare durante i giorni prolungati? Questi tipi di domande sono diventati veri e propri temi caldi per le aziende che operano in Cina.

Affronteremo questi problemi in questo articolo.

L’Ufficio comunale per le risorse umane e la sicurezza sociale di Shanghai (Shanghai’s Municipal Human Resources and Social Security Bureau) ha risposto a queste domande in una conferenza stampa il 28 gennaio 2020.

Riportiamo qui di seguito le misure contenute nei regolamenti adottati dal Consiglio di Stato e dall’Ufficio delle risorse umane comunali e della previdenza sociale di Shanghai, in aggiunta alle nostre specifiche osservazioni  basate sulla comprensione al momento attuale.

Secondo la “Comunicazione sull’estensione della festività del capodanno cinese 2020” emessa dal Consiglio di Stato cinese il 26 gennaio 2020, le festivita` del capodanno cinese sono state prorogate al 2 febbraio 2020. Se i dipendenti non sono in grado di “riposare” durante questo periodo a causa della prevenzione e controllo dell’epidemia, deve essere organizzato il riposo dei lavoratori in giorni sostitutivi, altrimenti la remunerazione corrispondente deve essere pagata in conformità con le politiche adottate.

In pratica, i giorni di ferie prolungati devono essere trattati come giorni festivi o giorni di riposo obbligatori? E come devono essere calcolati i pagamenti degli straordinari?

Nel 2015, per celebrare il 70 ° anniversario della fine della Seconda Guerra Mondiale, il Governo centrale della PRC ha deciso di aggiungere un giorno di vacanza – il 3 settembre 2015. A quel tempo il Ministero delle risorse umane e della sicurezza sociale della Repubblica popolare cinese ha stabilito che se il datore di lavoro avesse richiesto ai dipendenti di lavorare durante le vacanze speciali, doveva concedersi un giorno di riposo sostitutivo del giorno di vancanza oppure doveva corrispondersi remunerazione pari al 200 percento dello stipendio standard del dipendente. Pertanto, a nostro avviso, lo stesso criterio di calcolo dovrebbe applicarsi a questa estensione per le vacanze del 2020, se non diversamente indicato.

Nel frattempo, l’Ufficio municipale per le risorse umane e la sicurezza sociale di Shanghai ha anche spiegato che i giorni prolungati dovrebbero essere trattati come giorni di riposo. Le societa` sono tenute a pagare regolare stipendio al personale che non lavora durante questo periodo e a disporre giorni di riposo sostitutivo o corrispondere il doppio stipendio a quei dipendenti a cui sia richiesto di lavorare durante il prolungamento delle festivita` ufficiali.

Il comune di Shanghai ha raccomandato alle imprese di organizzare il lavoro da casa (ossia da remoto, come si suol dire) durante i giorni di vacanza prolungata. Il lavorare da casa come richiesto dall’azienda dovrebbe essere trattato come lavoro straordinario se cio` avviene in giorno di riposo.

Tuttavia, ciò pone ancora delle domande. Ci sono differenze tra l’estensione delle vacanze del Capodanno cinese (dal 31 gennaio 2020 al 2 febbraio 2020) annunciata dal Consiglio di Stato e il ritardo della ripresa del lavoro (dal 3 febbraio 2020 al 9 febbraio 2020) annunciato dal Comune di Shanghai e altri governi regionali / municipali?

Per le persone coinvolte nella fornitura di servizi minimi garantiti e le persone coinvolte nella lotta contro la diffusione del virus che devono lavorare dal 3 febbraio 2020 (lunedì) al 7 febbraio 2020 (venerdì) non devono essere previsti periodi di riposo sostitutivi o pagamenti di straordinari.
Al contrario, se tali persone hanno lavorato durante il periodo dal 31 gennaio 2020 al 2 febbraio 2020, dovrebbe essere predisposto il riposo sostitutivo o il pagamento degli straordinari.

Lo scopo inseguito dal Comune di Shanghai nell’imporre alle imprese di non riprendere a lavorare prima del 10 febbraio 2020 è quello di ridurre il rischio di radunamento della folla, piuttosto che aumentare la durata delle vacanze di Capodanno cinese.
I professionisti delle risorse umane potrebbero inoltre chiedersi se sia possibile detrarre i giorni in questione dalle ferie annuali per il periodo dal 3 al 7 febbraio 2020, considerando che alle imprese non è consentito riprendere il lavoro. Questo non è stato ancora specificato in nessun annuncio o spiegazione.

Tuttavia, possiamo fare riferimento all’articolo 5 dell’Annuncio del Consiglio di Stato sul Regolamento delle ferie annuali retribuite dei dipendenti (“Announcement of the State Council on the Regulations of Paid Annual Leave of Employees”) in cui si legge: “Le imprese coordineranno e organizzeranno le ferie annuali dei dipendenti sulla base delle specifiche condizioni di produzione e lavoro e preferenza individuale dei dipendenti. ”

Ciò significa che le imprese hanno autonomia nell’organizzare le ferie annuali dei dipendenti. Ad ogni modo, le preferenze individuali dei dipendenti dovrebbero essere prese in considerazione.
Pertanto, se le imprese organizzano internamente le ferie annuali durante questo periodo (poiché l’attività è interrotta dal problema del coronavirus) a nostro avviso ciò non infrange le regole del governo di Shanghai dal punto di vista legale.

Nella pratica si consiglia di cercare una soluzione di consenso con i dipendenti sulla disposizione delle ferie annuali. Naturalmente andrebbe tenuto in considerazione che l’atteggiamento del datore di lavoro nell’assumersi maggiori responsabilità sociali in questo momento difficile avra` ripercussioni sulla fidelizzazione del personale e sul miglioramento della reputazione della societa`.

Oltre al governo di Shanghai, l’ufficio comunale per le risorse umane e la previdenza sociale di Pechino il 23 gennaio 2020 ha pubblicato la “Comunicazione sul mantenimento di rapporti di lavoro stabili durante il periodo di prevenzione e controllo dell’epidemia” “Notice on Maintenance of Stable Labor Relationship During Epidemic Prevention and Control Period”. Le regole a disciplina del pagamento degli stipendi da pagarsi nel periodo di trattamento dell’epidemia, quarantena, e periodo di ripresa del lavoro sono specificati in questo avviso:

–  Ai dipendenti che sono affetti da coronavirus dovrebbe essere concesso un periodo di trattamento medico sanitario. Le imprese dovrebbero pagare le assenze per malattia in base al contratto di lavoro o al contratto collettivo. Il congedo per malattia non dovrebbe essere inferiore all’80 percento dello stipendio minimo del comune di Pechino;

– Nel periodo di quarantena e nel periodo di osservazione medica i dipendenti dovrebbero essere pagati dai loro datori di lavoro normalmente; e

– Per i dipendenti che non riescono a rientrare a Pechino e quindi non sono in grado di riprendere il lavoro in tempo a causa della situazione epidemica, il datore di lavoro può considerare l’assenza come un congedo annuale pagato (annual leave). Nel caso in cui non si riesca a riprendere a lavorare per molto tempo, e` possibile la dismissione dei dipendenti con il loro consenso. Durante il periodo di dismissione, le imprese dovrebbero versare un’indennità di base non inferiore al 70 percento dello stipendio minimo di Pechino.

Con riferimento ai dipendenti che si trovino in viaggio d’affari e che non riescano a rientrare a Pechino a causa dell’epidemia, le imprese dovrebbero pagare lo stipendio normalmente.

Si noti che e` stato adottato un nuovo calendario per le festivita` e vacanze ufficiali del Capodanno Cinese 2020 a causa dell’epidemia causato dal coronavirus:

–       24 province e città in Cina hanno annunciato un’ulteriore estensione dell’attuale festività del capodanno lunare. Queste sono: Anhui, Chongqing, Fujian, Guangdong, Guangxi, Guizhou, Hebei, Heilongjiang, Henan, Hunan, Mongolia interna, Jiangsu, Jiangxi, Jilin, Liaoning, Ningxia, Shaanxi, Shandong, Shanghai, Shanxi, Suzhou, Xi’an, Yunnan e Zhejiang;  le attivita` ricominceranno il 10 febbraio.

–       la provincia di Hubei, dove si trova Wuhan che è il centro dell’epidemia del coronavirus, ha dichiarato che il periodo di vacanza durerà almeno fino al 14 febbraio.

–       Pechino ha stabilito che le aziende dovrebbero consentire ai dipendenti di lavorare da casa fino al 9 febbraio, mentre Tianjin ha invitato le aziende a non riprendere le attività fino a nuovo avviso.

Per qualsiasi domanda o approfondimento vi invitiamo a scriverci a: italiandesk@dezshira.com.