Vermeidung von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten: Die Bedeutung des Mitarbeiterhandbuchs

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HijackingObwohl ein Arbeitsvertrag in jedem Arbeitsverhältnis von entscheidender Bedeutung ist, lassen in China viele Arbeitgeber die Bedeutung eines Mitarbeiterhandbuchs bzw. des Unternehmensregelwerkes außer Acht. Doch es gibt einige wichtige Bestimmungen, die nicht in standardisierten Verträgen enthalten sind. Während in einem Arbeitsvertrag wichtige Informationen wie Arbeitszeit, Gehalt, Aufgabenschwerpunkte und Verantwortlichkeiten festgeschrieben werden, sind andere wichtige Punkte wie Überstundenregelungen, Verhaltenskodizes, Leistungsanforderungen, Aufstiegschancen und Leistungskennzahlen oft ausgelassen. Daher ist ein Mitarbeiterhandbuch von Vorteil, weil es mehr ins Detail geht bzw. spezifische Vorschriften des Unternehmens auflistet, welche allen Mitarbeitern bewusst sein sollten. Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein zusätzlicher Schutz für das Unternehmen und während es für alle ausländischen Unternehmen empfohlen ist, ist es für wachsende Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl von über zehn Angestellten besonders wichtig.

Das Handbuch gibt ergänzende Erläuterungen zu den obligatorischen Bestimmungen und vereinfacht es zu bestimmen, ob ein Mitarbeiter die Regel der Firma gebrochen hat. Mitarbeiterhandbücher sind für Unternehmen eine zusätzliche Abwehr, wenn arbeitsrechtliche Streitigkeiten entstanden ist. Das Mitarbeiterhandbuch sollte von allen Mitarbeitern klar verstanden werden. Ein zweisprachiges Handbuch, das ausführlich ist und von jedem Mitarbeiter unterzeichnet wurde, kann das Unternehmen bei Streitigkeiten unterstützen. Es ist auch wichtig, dass der Arbeitsvertrag auf das Handbuch Bezug nimmt, da dies im Falle eines Verstoßes gegen die Arbeitsregelndes Unternehmens besser unterstützen kann.

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Unternehmen können nicht einfach Regeln aufstellen, um sich selbst zu schützen. Gerichte geben in diesen Fällen meist den Angestellten Recht. Vor Gericht muss jede Regel im Handbuch eine passende Erklärung haben. Dies ist auch der Grund dafür, warum die Länge des Handbuchs in vernünftiger Größe gehalten werden soll. Das Gericht würde das Unternehmen nicht unterstützen, wenn das Mitarbeiterhandbuch zu lang und unangemessen zu folgen ist. Dies bedeutete auch eine zusätzliche Belastung für die Personalabteilung des Unternehmens, welche die Regeln überwachen müssen. Darüber hinaus ist es wichtig, zwischen großen und kleinen Verstößen zu unterscheiden. Kleinere Verstöße, wie z.B. zu spät kommen, könnten durch Geldbußen oder Verwarnungen bestraft werden. Dies muss im Handbuch hervorgehoben werden, damit sich alle Mitarbeiter dessen bewusst sind. Größere Verstöße, wie z.B. vertrauliche Informationen verraten, hätten die unmittelbare Entlassung zur Folge. Es wäre auch wichtig festzustellen, wie viele kleine Verstöße oder Warnungen zusammen einen großen Verstoß aufwiegen.

Ein jüngster Fall kann als Beispiel verwendet werden. Ein entlassener Geschäftsführer erhob die Klage gegen seinen Arbeitgeber und beanspruchte die Abfindungszahlung sowie einen zusätzlichen Monatslohn, weil er keine schriftliche Mitteilung 30 Tage vor der Entlassung bekam. Der Arbeitgeber behauptete, dass er gegen Unternehmensregeln verstieß, denn er hat mit einem Lieferanten bzw. seinem Verwandten eine Vereinbarung unterzeichnet, ohne sein Unternehmen im Voraus zu informieren. Die Schiedskommission entschied zugunsten des Arbeitgebers aufgrund eines Mitarbeiterhandbuchs, das von beiden Parteien unterzeichnet wurde und darauf hinwies, dass sich der Geschäftsführer der Regel eindeutig bewusst war. Hätte es kein Mitarbeiterhandbuch gegeben, hätte die Entlassung als unfair verstanden werden können und das Unternehmen wäre für die Abfindungszahlung verantwortlich gewesen.

Wie oben gewähnt wurde, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter eine Kopie des Handbuchs unterzeichnen. Des Weiteren müssen die Mitarbeiter über jede Änderung informiert werden und sie dann unterzeichnen.

Der Inhalt des Handbuchs variiert von Industrie zu Industrie. Produzierende Unternehmen wollen sich möglicherweise auf die Pünktlichkeit, Urlaubsdauer und Sicherheitsanforderungen konzentrieren. Unternehmen die ausgelagerte Prozess von anderen Unternehmen bearbeiten, auf der anderen Seite, legen mehr Wert auf die absolute Vertraulichkeit der Informationen ihrer Kunden, während die Lebensmittelindustrie auf Hygiene achtet. Jedoch sollten Unternehmen, unabhängig von der Branche, bei der Ausarbeitung des Handbuchs die folgenden Aspekte beachten:

  • Verhaltenskodex des Unternehmens
  • Alle internen Regeln, Richtlinien und die Rechte beider Parteien
  • Relevante Leistungskennzahlen und Leistungsstandards und Informationen zur Bewertung
  • Geheimhaltungsvereinbarung
  • Informationen über das Arbeitsumfeld
  • Arbeitszeiten, Überstundenregelungen
  • Vergütungsregeln, Sozialleistungen, Zuschläge
  • Informationen über bezahlte Urlaube
  • Verhaltensstandards, Disziplinarverfahren
  • Trainings
  • Arbeitsplatzsicherheitsregeln

 

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Frau Sarah Buchwieser ist Projekt-Assistentin bei der Europa-Repräsentanz der Stadt Zhuhai mit Sitz in Karlsruhe. Das Büro existiert seit Mai 2014 und gibt kostenlose Auskunft über den Markt vor Ort, unterstützt bei der Suche nach Kooperationspartnern sowie der Erschließung von Absatzmärkten in Südchina.