Conociendo el crecimiento de las funciones de las TIC en la administración de recursos humanos en China

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By Helen Kong
Editors: Qian Zhou & Alexander Chipman Koty

Las plataformas informáticas están teniendo un rol creciente cómo puente en la falta de información  entre los gestores de nóminas y sus clientes. Ahora estas mismas plataformas están sacando provecho para generar y almacenar los registros de varias administraciones de recursos humanos que las empresas necesitan mantener. Estos sistemas están reduciendo riesgos de forma efectiva que pueden surgir de  una documentación incompleta o inexacta  de recursos humanos.

La documentación de recursos humanos en cualquier lugar del mundo tiende a ser de naturaleza similar, y tanto en China cómo en las economías emergentes asiáticas los documentos principales son los mismos. La oferta de trabajo y el contrato laboral, en sus diferentes formas, el detalle de la relación laboral entre las dos partes. El manual del empleado fomenta la delimitación de las normas y regulaciones que la empresa espera que el empleado cumpla. Adicionalmente, el formulario de información del empleado, capta todos los detalles relevantes acerca de cada empleado y asegura que dichos empleados se hacen responsables de que la información proporcionada a la empresa sea verdadera. Otros documentos relacionados con  posiciones en la empresa, cómo las descripciones de puestos de trabajo, también requieren ser gestionados.

Una vez definidas las plantillas para cada uno de estos documentos, pueden ser configurados con el sistema de gestión de nóminas. Asumiendo que está establecida una jerarquía de recursos humanos y está operativa para los propósitos de vacaciones o las horas extras de los empleados, es una tarea bastante sencilla de añadir en la funcionalidad para  gestionar la incorporación de nuevos empleados. La información relevante acerca de futuros empleados puede ser añadida al sistema directamente por el gerente a cargo de esta gestión. Si el gerente de contrataciones decide que un candidato debe ser contratado, la misma persona puede actualizar los datos en el sistema respecto el salario mensual, fecha de entrada, etc. Una vez aprobado por el jefe de recursos humanos, una oferta de trabajo puede ser generada automáticamente por el sistema.

Asumiendo que el candidato acepta la oferta, el contrato de trabado puede ser generado  y firmado por ambas partes por la misma vía. El formulario de información del empleado se rellena por el nuevo empleado dentro del sistema, se imprime y es firmado por el empleado.

Los sistemas de nuevas tecnologías también son capaces de subir toda la documentación de recursos humanos al sistema después de ser firmada y sellada físicamente por el empleado y empleador. Los informes se pueden elaborar con unas bases regulares remarcando cada empleado en particular para quien se haya perdido algún documento específico escaneado  y de esta forma advertir a la empresa de que potencialmente puede genera problemas. En este punto, merece la pena mencionar que en China, cómo en la mayoría de países asiáticos, el contrato original de trabajo  tiene mucha más validez legal que un documento escaneado. Por lo tanto, es aún crítico para las empresas asegurar que tienen también  el control de las versiones originales de los contratos. De todas formas, las copias escaneadas de fácil acceso son muy utiles, y permiten a las empresas almacenar documentos originales en archivos generales  con un mínimo coste.

En última instancia, el trabajo de administración de recursos humanos en la mayoría de países asiáticos no puedes obviar elementos de trabajo físico o manual. La documentación importante aún requiere firmas físicas y los sellos de la empresa. Es cómo la época anterior a que fueran aceptables las firmas digitales para los documentos importantes. De todas formas ha comenzado el cambio de maneras: Las nuevas tecnologías permiten a los directivos tener un control  más cercano de los equipos locales de recursos humanos en Asia.

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